Dalam suatu lembaga atau organisasi, sangat lazim membuat komunikasi dalam bentuk surat ke lembaga/organisasi/ individu. Surat ini dibuat dalam bentuk resmi atau formal. Surat resmi atau surat yang bersifat formal terdiri dari beberapa bagian penting, mulai dari nomor surat, alamat penerima surat, salam pembuka, tujuan, isi, penutup, dan juga kop surat.
Arti Kop Surat
Kop surat merupakan bagian dari format surat resmi untuk menunjukkan identitas pengirim surat secararesmi. Letak kop surat berada di paling atas sebelum tanggal surat. Bagian ini perlu ditulis dalam pembuatan surat resmi untuk menunjukkan citra perusahaan atau instansi yang profesional.
Kop surat yang ditulis harus mengandung beberapa bagian-bagian utama, seperti nama perusahaan, instansi atau perseorangan, logo perusahaan, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
Contoh-contoh Kop Surat
1. Kop Surat RT
Contoh kop surat RT di Ciomas, kabupaten Bogor
Kop surat juga bisa digunakan untuk surat menyurat skala lingkungan kecil. Meski tanpa logo, kop surat ini sudah memenuhi syarat supaya bisa disebut surat resmi.
2. Kop Surat Pemerintah Desa
 |
| Contoh kop surat pemerintah desa |
Surat resmi dari pemerintah desa umumnya sudah memiliki logo / lambang. Sangat lazim tiap desa atau kelurahan punya logo yang umumnya mengikuti logo daerah kabupaten/kota.
3. Kop Surat OSIS
 |
| Kop surat Organisasi Siswa |
Meski berstatus siswa, namun para siswa sudah bisa belajar berorganisasi, salah satunya lewat organisasi siswa OSIS. Para pengurus bisa belajar berkomunikasi secara formal lewat surat menyurat resmi.
4. Kop Surat Dinas / Pemerintahan
 |
| Contoh kop surat dinas pemerintahan |
Tidak hanya pemerintah desa atau setingkat RT, bahkan badan pemerintahan pun menggunakan kop surat dalam surat resminya, sehingga mudah dikenali asal-usul surat tersebut.
5. Kop Surat Perusahaan
 |
| Contoh kop surat perusahaan |
Sesuai dengan ketentuan sebelumnya, kop surat perusahaan di contoh sudah memenuhi ketentuan kop surat seperti nama perusahaan, instansi atau perseorangan, logo perusahaan, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
6. Kop Surat Karang Taruna
 |
| Contoh kop surat karang taruna |
Kop surat organisasi desa pun sama, memenuhi ketentuan kop surat resmi seperti nama perusahaan, instansi atau perseorangan, logo , alamat, dan kontak yang bisa dihubungi misal nomor telepon, dan e-mail.
7. Kop Surat Dari Mesjid
 |
| Contoh surat resmi dari masjid |
Organisasi mesjid baik DKM (Dewan Kemakmuran Masjid) juga membuat kop surat supaya jelas posisi saat melakukan komunikasi resmi lewat surat.
8. Kop Surat Organisasi Remaja Masjid
 |
| Contoh kop surat organisasi pemuda / remaja masjid |
Meski berada di alamat mesjid yang sama, sering sekali ada dibentuk juga lembaga bagi jamaah berusia muda untuk belajar berorganisasi. Untuk membedakan dengan organisasi pengurus masjid, dibentuk pula organisasi untuk yang lebih muda. Meski isinya orang yang masih muda, bisa melakukan komunikasi secara resmi, dan menggunakan kop surat yang disepakati.
8. Kop Surat Organisasi Koperasi
 |
| Contoh kop surat lembaga koperasi |
Kop surat koperasi di Indonesia indentik dengan logo pohon beringin.
9. Kop Surat Badan Eksekutif Mahasiswa
 |
| Contoh kop surat BEM |
Sama seperti OSIS untuk siswa, BEM merupakan organisasi para mahasiswa. Umumnya sudah dilengkapi info website, nomor kontak telepon, alamat e-mail dan logo sesuai kampus.
9. Kop Surat LSM
Berbeda dengan organisasi lainnya, umumnya organisasi LSM, mencamtumkan nomor surat pengesahaan organisasinya.
Cara Membuat Kop Surat
Jika baru saja membentuk lembaga, organisasi, hingga kepanitian, maka untuk memudahkan komunikasi surat menyurat secara formal, maka buatlah kop surat.
Untuk membuat kop surat, tidak terlalu sulit. Anda bisa membuatnya di perangkat lunak dokumen seperti Word (microsot), atau WPS Writer. Bisa juga menggunakan excel atau spreadsheet dalam perangkatmu, berikut langkah-langkahnya:
1. Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word atau WPS Writer
- Buka aplikasi Microsoft Word atau WPS Writer
- Klik menu ‘Header’ di bagian atas lembaran.
- Tulis nama, identitas, nomor telepon, dan alamat perusahaan/lembaga/organisasi/kepanitian.
- Klik ‘Insert’, dan pilih ‘Picture’, kemudian pilih logo perusahaanmu.
- Terakhir, beri garis pemisah untuk kop surat.
2. Cara Membuat Kop Surat di Excel / WPS Spreadsheet
- Buka aplikasi Microsoft Excel atau WPS Spreadsheet
- Pilih salah satu cell di dalam worksheet di paling atas.
- Tuliskan nama, identitas, nomor telepon, alamat perusahaan.
- Klik ‘Insert’ lalu ‘Picture’, kemudian masukkan logo perusahaan ke cell kosong di awal worksheet.
- Terakhir, beri garis pemisah untuk kop surat.