Pertemuan atau rapat membahas sesuatu di masa ini, sudah banyak dimudahkan dengan komunikasi seperti telepon, WA dan skype. Saat pandemi covid-19, muncul pula trend rapat lewat aplikasi zoom. Meski demikian, ada pula kebutuhan untuk melakukan pertemuan tatap muka secara langsung karena dianggap lebih efektif. Untuk pemberitahuan, peserta rapat diberikan undangan lewat e-mail, atau lewat WA/ Telegram.
Meski demikian, surat undangan rapat dalam bentuk surat resmi masih juga dibutuhkan. Surat undangan rapat resmi ini berisikan sebuah ajakan kepada orang lain atau sebuah kelompok untuk menghadiri rapat sesuai waktu yang sudah ditentukan. Surat ini diberikan beberapa hari sebelum rapat dimulai, jadi penulis surat wajib untuk menuliskan hal yang akan dibahas atau tujuan dari rapat tersebut.
Rapat ini biasanya dilakukan untuk mencari sebuah kesepakatan secara musyawarah atau pengumuman yang dilakukan secara langsung. Para peserta yang hadir juga wajib mempersiapkan diri jika ada hal-hal yang harus dibawa, seperti laporan yang akan dibicarakan saat rapat.
Sebagai surat resmi, surat undangan rapat wajib mencantumkan bagian-bagian pelaksanaan rapat, yakni topik rapat, waktu dan tempat, tujuan, dan informasi lengkap lainnya. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini.
Surat undangan rapat memiliki bagian-bagian yang mirip dengan surat resmi lainnya, berikut ini bagian-bagian yang harus tercantum dalam surat undangan rapat. Tentu saja, surat ini bisa dimodifikasi supaya bisa dikirimkan dalam bentuk digital, untuk mengurangi konsumsi kertas.
1. Kop Surat
Hal paling penting yang harus tercantum dalam sebuah surat resmi, seperti surat undangan rapat adalah kop surat. Hal ini menjadi identitas sebuah perusahaan, instansi, atau kelompok. Kop surat harus memiliki logo instansi, nama, nomor kontak, dan alamat. Bagian ini dibuat agar para penerima surat mengetahui pengirim dari surat undangan rapat tersebut.
BACA JUGA :
ARTI KOP SURAT, CONTOH KOP SURAT DAN CARA MEMBUAT KOP SURAT
2. Nama Kota dan Tanggal Surat
Sebagai surat resmi, tanggal pembuatan surat wajib dicantumkan sebagai acuan kepenulisan surat. Bagian ini ditulis di bawah kop surat sebelah kanan.
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh perusahaan atau kelompok sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi.
4. Perihal
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima untuk mengetahui ringkasan dari surat tersebut dan inti dari pembahasan dari rapat yang akan dilaksanakan.
5. Pihak yang Dituju dan Alamat Tujuan
Dalam bagian ini, penulis surat wajib mencantumkan nama lengkap penerima dan alamat singkat dari orang yang akan berpartisipasi dalam rapat tersebut. Untuk alamat lengkap akan dituliskan di bagian sampul.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, seperti menuliskan “dengan hormat”, “Assalamualaikum”, atau masih banyak yang lainnya.
7. Isi Surat
Hal ini merupakan bagian terpenting dari dibuatnya surat undangan rapat. Isi surat berisikan waktu dan tempat rapat, tujuan dibuatnya undangan rapat, pokok bahasan, dan informasi penting yang akan dilaksanakan saat rapat. Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan atau dibawa saat rapat, semuanya tercantum dalam isi surat.
8. Salam Penutup
Jika ada salam pembuka, kamu wajib mencantumkan salam penutup berupa salam dan juga menuliskan harapan untuk para penerima surat untuk hadir dalam rapat sesuai waktu yang ditentukan.
9. Lampiran
Hal yang satu ini tidak wajib dicantumkan saat membuat surat undangan rapat. Lampiran merupakan dokumen pendukung yang memperjelas dan melengkapi isi surat.
10. Pengirim Surat, Stempel, dan Tanda Tangan
Bagian ini wajib dicantumkan sebagai akhir dari surat undangan rapat. Bagian penutup ini berisikan nama pengirim lengkap dengan jabatannya, tanda tangan, dan juga cap stempel sebagai bukti resmi dalam pembuatan surat undangan rapat ini.
Contoh Surat Undangan Rapat
Berikut ini contoh surat undangan rapat yang baik dan benar yang bisa kamu gunakan sesuai bagian-bagian surat resmi yang sudah dijelaskan. Simak selengkapnya:
1. Surat Undangan Rapat Perusahaan
Sebuah perusahaan biasanya akan mengadakan rapat perusahaan yang dilakukan secara rutin untuk membahas perkembangan perusahaan, kerja sama antar perusahaan, dan juga permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Rapat ini biasa dihadiri oleh orang-orang penting yang ada di perusahaan tersebut.
CV. MAJU TERUS
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Bogor Tengah, Kota Bogor
Telp/Fax: 0251-567890
Email: majuberkarya@mail.com
-------------------------------------------------------------------------------------------
Bogor, 25 Februari 2019
Nomor : 010/URP/MB/IV/2018
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.
Bpk. Ade
HRD CV. MAJU TERUS Cabang Pedurungan
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU TERUS, kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin/26 Februari 2019
Waktu : 13.00 – Selesai
Tempat : Kantor Pusat CV. Maju TERUS
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.
Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Terus,
Robert Danang
2. Surat Undangan Rapat RT/RW
RT atau RW yang ada di lingkungan tempat tinggalmu biasanya akan mengadakan sebuah rapat saat menjelang pelaksanaan kegiatan penting yang akan diadakan di dalam lingkungan tersebut, seperti acara Maulid Nabi atau lomba 17 Agustus. Selain itu, RT/RW juga akan mengadakan rapat untuk membahas suatu masalah atau musyawarah untuk kemajuan daerah tempat tinggal tersebut
UNDANGAN RAPAT WARGA
Nomor : /RT.09/ /2021
Kepada Yth:
Bapak/Ibu,
Seluruh Warga Penghuni Perumahan Cilebut Indah
Di Tempat
Assalammualaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.
Sehubungan dengan ……………………………………….. Kami mengundang seluruh warga Perumahan Griya Cilebut Indah untuk menghadiri rapat pada :
Hari/Tanggal | : |
|
Waktu | : |
|
Tempat | : |
|
Agenda Rapat | : |
|
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Bapak/Ibu, untuk dapat hadir tepat pada waktunya.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Waalaikumsalam Wr. Wb.
Hormat kami,
|
| Cilebut, |
Ketua RT 08/ RW 07 |
| Sekretaris |
Dedi |
|
Heriyadi |
Instansi pemerintah daerah dan pusat juga akan melaksanakan rapat untuk bermusyawarah terkait program yang akan dilaksanakan, membahas permasalahan yang sedang terjadi dan mencari jalan keluar dari hal tersebut.
4. Surat Undangan Rapat Guru atau Sekolah
Para guru akan mengadakan rapat untuk mengatur kegiatan belajar mengajar selama satu semester di sekolah tersebut atau mengadakan evaluasi rutin di akhir semester. Selain itu, guru juga akan mengadakan rapat yang perlu dihadiri oleh para orang tua siswa untuk membahas program, kegiatan, atau permasalahan yang terjadi di sekolah tersebut.
Nomor : 421.5/011/SMK-TMDK/I/2021 Bogor, 21 Januari 2019
Lampiran : 1 (satu) lembar data Siswa
Hal : Undangan Orang tua/Wali Siwa
Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Siswa
SMK TEEDIKA BOGOR
di-
Tempat
Assalamualaikum wr.wb.
Dengan hormat, sehubungan dengan penggunaan bantuan sosial biaya personal pendidikan bagi peserta didik dari keluarga tidak mampu melalui Program Indonesia Pintar (PIP)/Bantuan Siswa Miskin (BSM) (data siswa terlampir), maka dengan ini kami informasikan kepada bapak/ibu orang tua/wali siswa agar dapat hadir dalam rapat sosialisasi bantuan tersebut, yang insya akan dilaksanakan pada :
Hari/tanggal : Senin/ 25 Januari 2019
Waktu : Pkl. 10.00 WIB
Tempat : Sekolah SMK TEEDIKA
Jl. Dr. Sumeru no.6, Kel. Menteng, Kec. Bogor Barat ,
Kota Bogor 16111
Demikian surat undangan ini kami sampaikan agar bapak/ibu dapat hadir tepat pada waktu yang telah ditentukan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Wassalamualaikum wr.wb.
Mengetahui,
Kepala SMK Teedika
( Nama kepala sekolah)
Tembusan :
1. Yth. Yayasan Telekomedika
2. Arsi
5. Surat Undangan Rapat Desa/Kelurahan
Perangkat desa atau kelurahan biasanya mengadakan rapat dalam kurun waktu tertentu yang berhubungan dengan wilayah tersebut. Selain itu, para perangkat desa membahas kepentingan dan kemajuan dari wilayah tersebut.
6. Surat Undangan Rapat OSIS
 |
| Contoh Surat Undangan Rapat OSIS |
Organisasi Siswa Intra Sekolah atau OSIS biasanya akan mengadakan rapat untuk bermusyawarah secara mufakat atau membahas kegiatan yang akan dilaksanakan oleh OSIS di sekolah tersebut.
Nomor : 003/OSIS/SMK-PP/II/2016 Appiano Gentile, 3 Maret 2016
Perihal : Rapat OSIS
Kepada Yth :
Pengurus OSIS SMK Peri Penolong
Di Tempat
Assalamu’alakium Wr. Wb.
Sehubungan ada beberapa hal yang perlu di musyawarahkan mengenai program kerja untuk itu
kami mengundang pengurus OSIS SMK Peri Penolong untuk hadir pada:
Hari/Tanggal : ............................
Waktu : Pukul 15.00 WIB s/d selesai
Tempat : Kelas 3
Demikian undangan ini ,atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Pembina OSIS Sekretaris
Peri Penolong I Peri Penolong II