Surat Niaga : Pengertian, Fungsi, Syarat dan Contoh Surat Niaga

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat resmi yang dibuat oleh badan usaha/pihak tertentu yang isinya berkaitan dengan kegiatan badan usaha tersebut, misalnya  pemesanan barang, penawaran barang, perjanjian jual beli, penyewaan, pengaduan,  dan keperluan lainnya untuk kebutuhan bisnis.

 

Surat niaga bisa disebut juga dengan surat dagang atau surat bisnis. Surat niaga bisa bersifat internal maupun eksternal. Secara internal, surat niaga dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis perusahaan tersebut dari tingkat pusat ke tingkat cabang.

Selain itu, untuk kebutuhan eksternal, surat ini digunakan untuk kebutuhan bisnis, penawaran barang dan jasa sebuah perusahaan ke pihak lain (misal produsen, distributor, dan penjual)

 Fungsi Surat Niaga

Berikut ini fungsi lengkap dari surat niaga:

1. Surat niaga berfungsi sebagai bukti konkrit kerja sama antar perusahaan.

2. Surat niaga menjadi alat untuk mengenalkan produk kepada pihak lain.

3. Kegiatan promosi dan kerja sama dengan pihak lain.

4. Meningkatkan pemasaran perusahaan.

5. Berfungsi sebagai arsip perusahaan.

6. Dapat memperluas jaringan bisnis perusahaan.

  

 Syarat Penulisan Surat Niaga / Surat Bisnis

1. Surat niaga berisikan pemesanan barang dan jasa yang berasal dari penjual.

2. Penjual atau perusahaan wajib menyebutkan jenis dan jumlah barang yang ditawarkan atau dijual.

3. Surat niaga wajib mencantumkan cara pengiriman, cara pembayaran, dan cara packing dari produk atau jasa yang ditawarkan.

Contoh Surat Niaga

Berikut ini jenis-jenis dan contoh surat niaga yang bisa kamu jadikan panduan penulisan,

1. Surat Perjanjian Jual-Beli

 Surat perjanjian jual beli adalah dokumen resmi yang wajib ditandatangani pembeli & penjual untuk menyepakati suatu transaksi. Sehingga surat perjanjian jual beli dapat dijadikan sebagai bukti transaksi atau kesepakatan kedua belah pihak.

Sebagai penjual, Anda harus melaksanakan kesepakatan dengan memenuhi kewajiban dan menyerahkan produk yang dijual. Demikian pula sebagai pembeli harus memberikan imbalan seperti uang kepada pembeli sesuai kesepakatan. 

Contoh surat perjanjian jual beli sederhana

Beberapa komponen wajib ada dalam surat perjanjian jual beli, antara lain:

1. Identitas Masing-Masing Pihak
2. Obyek Jual Beli
3. Nilai Transaksi dan Cara Pembayaran
4. Tanda Tangan di Atas Materai

2. Surat Perjanjian Sewa Menyewa
Surat perjanjian sewa menyewa merupakan surat yang dibuat oleh kedua belah pihak badan usaha/perusahaan/lembaga/ organisasi, yakni sebagai pihak  penyewa dan pihak yang disewakan. 

Contoh surat sewa

Surat ini berisikan perjanjian tertulis tentang kesepakatan sewa menyewa, identitas resmi perusahaan, hak dan kewajiban yang harus dipatuhi, dan juga tanda tangan dari kedua belah pihak yang melakukan transaksi sewa menyewa.

3. Surat Kuasa

Contoh surat kuasa

 
Surat kuasa  adalah surat resmi untuk melimpahkan  wewenang perusahaan atau pejabat tertentu kepada pihak lain  yang diberikan wewenang, seperti surat kuasa tanah atau surat kuasa sebuah perusahaan. Surat ini wajib dilengkapi dengan tanda tangan dan bermaterai dari kedua belah pihak (pemberi kuasa dan penerima kuasa)

4. Surat Permintaan Penawaran

 

Contoh Surat permintaan penawaran

Surat permintaan penawaran merupakan surat yang dibuat oleh badan usaha yang meminta informasi lengkap tentang barang yang diinginkannya kepada penjual atau perusahaan lainnya. Informasi yang diminta dalam surat permintaan penawaran harga, perusahaan akan meminta balasan dari penjual, untuk daftar harga ,rincian barang, dan ketersediaan barang  sebagai bahan pertimbangan.

Selain itu, bisa diminta juga  keterangan pengiriman barang, syarat pembayaran, pelayanan barang, kualitas barang, dan hal- hal lain yang diperlukan. .

5. Surat Penawaran

 

Contoh surat penawaran

Surat penawaran  merupakan surat resmi niaga  yang dibuat oleh perusahaan sebagai penjual yang menawarkan barang atau jasa kepada pihak calon pembeli. 

Surat penawaran bisa  dibuat secara inisiatif oleh sebuah perusahaan untuk menawarkan barang-barang terbaru atau promo dari sebuah perusahaan tersebut. Namun, bisa juga surat penawaran  ini dibuat setelah ada permintaan secara lisan atau secara tertulis (surat permintaan penawaran).

 
6. Surat Pesanan

Contoh Surat pesanan

 
Setelah setuju dengan penawaran harga,  pembeli bisa membuat surat pesanan yang ditujukan untuk  penjual/produsen untuk memesan barang yang diperlukan.

Surat ini dibuat sebagai bukti  nyata bahwa akan dilakukan pemesanan.  Setelah itu penjual mengkonfirmasi dari surat pesanan, mereka akan menyelesaikan pesanan kamu sesuai syarat-syarat yang dicantumkan oleh dalam surat pemesanan.

Dalam surat pesanan, wajib mencantumkan kriteria barang yang dipesan, syarat pembayaran, cara pengiriman barang, dan batas waktu pengiriman barang.

 

7. Surat Pengaduan

Contoh surat pengaduan

 
Surat pengaduan dibuat jika pihak / badan usaha/ perusahaan penerima barang mengalami ketidaksesuaian barang  sesuai dokumen pemesanann atau dokumen pengiriman.  Dengan surat pengaduan, bisa mengajukan pengaduan atau tuntutan dengan alasan yang lengkap.

Sebelum akhirnya membuat surat pengaduan,  pihak penerima/ perusahaan wajib mengecek setiap barang yang diterima. Jika tidak sesuai, bisa dibuat pengaduan yang berisikan tuntutan yang berupa ganti rugi, pembatalan pembelian barang, potongan harga, atau pengangkutan barang kembali yang diterima oleh perusahaan.  Keputusan yang diambil sangat tergantung dari apa yang ingin diharapkan  dari perusahaan / pihak penerima.